株式会社の設立では、公証役場に出す定款と、法務局に出す登記申請書類の大きく2つのグループの書類が必要です。数は多いですが、商号や住所など同じ内容を書く書類がほとんどなので、まとめて作ると効率よく進められます。
この記事で分かること
- 公証役場（定款認証）で必要な書類
- 法務局（設立登記）で必要な書類
- 省略できる書類と、その条件
- 書類をまとめて作る方法
定款認証で必要な書類（公証役場）
| 書類 | ポイント | ツール |
|---|---|---|
| 定款 | 紙なら3通（公証役場保存用・会社保存用・登記申請用）。電子定款ならPDF | ○ |
| 発起人の印鑑証明書 | 発行から3か月以内のもの | — |
| 実質的支配者となるべき者の申告書 | 会社の実質的な支配者（議決権の25％超を持つ人など）を申告 | — |
| 本人確認書類・委任状 | 代理人が手続きする場合に必要 | — |
設立登記で必要な書類（法務局）
| 書類 | ポイント | ツール |
|---|---|---|
| 株式会社設立登記申請書 | 登録免許税分の収入印紙を台紙に貼って添付 | ○ |
| 登記すべき事項 | 申請書の別紙。CD-R・テキストファイルやオンラインでも提出できる | ○ |
| 定款 | 公証人の認証を受けたもの（謄本） | ○ |
| 発起人決定書（発起人の同意書） | 定款に本店の番地まで書かない場合などに必要 | ○ |
| 設立時取締役の就任承諾書 | 取締役ごとに1通 | ○ |
| 設立時代表取締役の就任承諾書 | 取締役が複数で、代表取締役を選定した場合 | ○ |
| 取締役の印鑑証明書 | 取締役会を置かない会社は取締役全員分 | — |
| 払込みがあったことを証する書面 | 通帳のコピーと一緒にとじて契印する | ○ |
| 印鑑届書 | 会社の実印を法務局に届け出る（法務局の様式） | — |
| 資本金の額の計上に関する証明書 | 現物出資がある場合など | — |
表の「ツール」欄が○の書類は、当サイトの設立書類の自動作成ツールで作成できます。印鑑届書や印鑑カード交付申請書は、法務局の様式を使います。
省略できる書類
定款の書き方によっては、一部の書類を省略できます。
- 発起人決定書：定款に本店の所在場所を番地まで書いた場合は不要です。
- 就任承諾書：定款に設立時取締役として記載され、その人が発起人として定款に記名押印している場合などは、定款の記載を援用して省略できることがあります。
省略できるかどうか迷う場合は、つくっておけば確実です。書類が多くても、登記の審査で問題になることはありません。
払込証明書と通帳コピーのとじ方
払込みがあったことを証する書面は、次の順に重ねてホチキスでとじ、各ページのつなぎ目に会社の実印で契印します。
- 払込みがあったことを証する書面
- 通帳の表紙のコピー
- 通帳の表紙裏（口座番号・名義人のページ）のコピー
- 振込みが記載されたページのコピー（該当箇所に印をつける）
登記申請書類のとじ方
法務局に出す書類は、一般に登記申請書 → 収入印紙を貼った台紙 → 登記すべき事項（別紙）→ 定款 → 発起人決定書 → 就任承諾書 → 印鑑証明書 → 払込証明書の順に重ね、左側をホチキスでとじます。申請書と台紙のつなぎ目には、会社の実印で契印します。印鑑届書はとじずに一緒に提出します。
まとめて作れば時間を大きく短縮できる
設立書類には、商号・本店・役員の氏名と住所など、同じ情報を何度も書きます。手作業で1通ずつ作ると、書類ごとに内容が食い違うミスも起こりがちです。自動作成ツールなら、1回入力するだけで書類一式に同じ内容が反映されるので、ミスなく短時間でそろえられます。
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